Provincie Noord-Brabant – anders werken, ontmoeten en reizen

Provincie Noord-Brabant zet in op anders werken, ontmoeten en reizen

Het project ‘Anders werken, ontmoeten en reizen’ ging in 2020 van start, gericht op het verbinden van de leerpunten uit de coronaperiode met de opgaven van Brabant nu en in de toekomst.

Sandra Terwolbeck is sinds 2020 projectleider voor de transitie naar het toekomstperspectief ‘Anders werken, ontmoeten en reizen’. Zij vertelt erover in dit interview en licht het nader toe tijdens een interactieve workshop met deelnemers aan het Congres HRM in de Overheid, 20 april 2023. Antoinette Vriend (Omnifocus) leidt die workshop.

De provincie Noord-Brabant zet vol in op hybride werken en andere vormen van mobiliteit. Welke kansen biedt dit aan medewerkers en de milieu-opgave? Hoe krijgt dit vorm in het ‘Huis voor Brabant’? Wat vraagt dit aan ICT-ondersteuning?

Enkele van de aandachtspunten:

• Wat is nodig om mensen in organisaties goed te laten (samen)werken?
• Hoe kan de ingezette beweging worden gemeten?
• Hoe richt je communicatie in?
• Hoe zorg je dat medewerkers elkaar blijven zien en ontmoeten?
• Hoe veranker je de nieuwe werkwijzen voor blijvende cultuurverandering?

Aanpak in fases
Met denkkracht van veel stakeholders is het strategisch perspectief bepaald en getoetst bij medewerkers. Onderweg was er ondersteuning van social designers om de persoonlijke beleving en voorkeuren rond het andere werken te vertalen naar gezamenlijke behoeftes en aandachtspunten.

Wat vraagt dit van medewerkers in hun dagelijks werk. Hoe beïnvloedt het de aanname, doorstroom en uitstroom van personeel? Hoe veranker je de nieuwe werkwijze voor een blijvende cultuurverandering? Vooral dat laatste is de grote uitdaging.

“De coronacrisis heeft de behoefte aan anders werken en ontmoeten versneld. De directie wilde de geleerde lessen en ervaringen uit die periode graag meenemen in nieuwe manieren van werken en ontmoeten. In het kader daarvan zijn ook de werk- en ontmoetingsplekken aangepast,” vertelt Sandra Terwolbeck.

“De opleverdatum liep uit, omdat ook de aannemers door de crisis vertraging ondervonden bij de geplande werkzaamheden. Wat daarnaast nog meespeelt is dat het provinciehuis Noord-Brabant gehuisvest is in een hoge toren met veel verdiepingen. Alle medewerkers maken gebruik van de lift. Ze konden daarom pas relatief laat terugkeren naar de kantooromgeving. Toen het eenmaal zover was, was de verbouwing nog niet afgerond. Dat leverde, begrijpelijk, een paar moeizame werkmaanden op met de nodige onrust door de verbouwingen. De aanpassingen zijn wel zoveel mogelijk duurzaam uitgevoerd. Wanneer bepaalde veranderingen naderhand toch anders gewenst zijn, kan dat relatief eenvoudig worden aangepast. De kantoorinrichting is As a Service afgenomen en vormgegeven, waardoor hergebruik gegarandeerd is.”

Communicatie en afstemming
“In januari 2023 zijn wij officieel begonnen met de implementatie van het project. Sindsdien kijken we hoe het loopt, waar het goed gaat en waar het beter kan. Zijn er voldoende werkruimtes voor iedereen. Vinden mensen elkaar, zoals de bedoeling is?

Tot en met juni bewaakt het projectteam hoe de nieuwe en toekomstige manier van werken verankerd wordt in de organisatie. Als de opdrachtnemers het ook hebben geadopteerd tot in de haarvaten, kan het zelfstandig verder wordt ontwikkeld.”

Kick off en monitoring van implementatie
“We hebben een kick off gedaan met elkaar en gevraagd: wat hebben jullie nodig om dit te bestendigen? Wat is een logische frequentie om hier aandacht aan te besteden. Waar wil je het dan over hebben. Hoe blijft het communicatieteam hierbij betrokken? Hoe neem je elkaar mee?

Dezelfde elementen die we in de projectorganisatie hebben besproken en vormgegeven, implementeren wij nu in de staande organisatie voor het komende half jaar. Aan het eind van het jaar zou het echt moeten zijn ingebed.”

Vervoersregeling en thuiswerken
“We zijn nog bezig met een nieuwe vervoersregeling. Daarnaast zijn we het thuiswerk aan het inregelen. Er is dus nog veel in beweging.”

Voorbereidingsfase én de verankering essentieel
“Bij zo’n groot project als dit, is de voorbereiding belangrijk. Ook de fase van verankering is essentieel. Daarbij kan het gaan over ogenschijnlijk kleine dingen als: waar hang je je jas op en kun je spullen op kantoor achterlaten? Organiseer je dat vanuit hoe we het met elkaar hebben bedacht? Aan de hand van vele kleine praktische vraagstukken en hoe we hiermee omgaan, blijkt of het idee achter dit project beklijft in de organisatie.”

Het interview wordt vervolgd onder de afbeelding.

Communicatieteam heeft enorm geholpen
“We zijn vanaf het begin enorm geholpen door een goed communicatieteam dat de ideeën en plannen wist om te zetten in goed beeldmateriaal. De projectleiding werd door de communicatiemedewerkers uitgedaagd, wat wil je nou echt? Wat wil je straks zien? Hoe werken we daaraan? Hoe monitoren we dat?

De stuurgroep, waarin de betrokken programmamanagers zitting nemen, kijkt constructief kritisch mee. Zij kijken: doen we nog steeds de juiste dingen? Reageren we adequaat op wat er speelt? Is bijsturing nodig? Is er extra inspanning nodig?”

Duaal leiderschap benutten
“De rolverdeling van het management is in leiderschapstrainingen verwerkt. Programmamanagers en inhoudelijk opdrachtnemers scheppen de kaders waarbinnen medewerkers keuzes kunnen maken. Zij richten zich vooral op de inhoud van het werk. Naast hen zijn er hiërarchisch managers die vooral kijken naar de rol van de mens in de organisatie en wat het team nodig heeft om goed te kunnen samenwerken. Gezamenlijk en duaal sturen zij aan.”

Programmamanagers nemen de leiding
“Hiërarchisch managers vinden een project als dit van nature belangrijk. Programmamanagers zien het als een werkwijze ‘die er bij komt’. Daarom hebben wij bewust bij dit project gezegd: de leiding van wat er nodig is qua samenwerking, ligt bij de programmamanagers. Zij moeten dit realiseren met hun medewerkers. De hiërarchisch managers kunnen het faciliteren en mogelijk maken. Zo’n taakverdeling is niet voordehand liggend. Het was een stevige puzzel, wie heeft welke rol? Wie doet wat in het hele transitieverhaal naar de nieuwe manier van werken?”

Training van opdrachtnemers
“De opdrachtnemers, die de teams leiden, kregen gelegenheid in workshops te leren en begrijpen wat er gaat veranderen. Wat wordt er van hen verwacht in de aansturing? Daar hebben we stevig op ingezet en dat doen we nog steeds.”

Teamontwikkeling
“We bieden veel trajecten voor teamontwikkeling. In die trajecten is ‘anders werken’ soms niet het centrale thema, maar het wordt wel meegenomen in het traject; hoe doen we dit met elkaar?”

Wat hoort bij de opgave en wat past bij de medewerkers?
“Of de nieuwe manier van werken voor iedereen voldoet, daar hebben we onderzoek naar gedaan. Daaruit bleek dat de meeste mensen graag zo willen blijven werken. Er zijn ook medewerkers die zich geïsoleerd voelen, voor wie de nieuwe manier van werken (nog) niet prettig werkt. We mogen dus nog wat scherper zijn in het aanspreken van iedereen om het belang van het team voorop te stellen.

De opgave gaat boven de persoonlijke voorkeuren van werken. Daarbij hoort ook dat iedereen het teambelang in het oog houdt.

Thuiswerkdagen en kantoordagen zul je dus altijd in overleg met het team moeten plannen. Op die manier blijft de communicatie en de samenwerking op niveau en kunnen de opgaves in teamverband worden gerealiseerd.”

Sandra Terwolbeck kan goed vertellen. Met het prachtige, heldere beeldmateriaal bij dit project schetst zij tijdens het Congres HRM in de Overheid aansprekend de sterke en uitdagende elementen van het project ‘Anders werken, ontmoeten en reizen’ vanuit de praktijk. Inspirerend voor HR-managers en consultants, gespecialiseerd in veranderingsprocessen.

Interview en foto’s: Hinke Wever
Overig beeldmateriaal: Provincie Noord-Brabant

Meer informatie? Zie Congres HRM in de Overheid – programma 2023