Hoe werkt de 4-O-systematiek bij het SNA-keurmerk?
Hoe werkt de 4-O-systematiek bij het SNA-keurmerk?
Door Linda Bol, Inspecteur Bureau Cicero
‘Help, ik heb een afwijking!’
In iedere organisatie groot of klein, gaat er weleens iets niet goed. Een fout maken is menselijk en vroeg of laat, kan een organisatie daar een keer tegenaan lopen. Het doel is foutloos te werken, maar helaas lukt dat niet altijd.
Een fout is misschien ook niet altijd het juiste woord, iets wat niet goed is gegaan, iets wat anders bedoeld is, iets wat anders begrepen is of een automatiseringsprobleem kan ook leiden tot een afwijking. Een afwijking is dan ook een beter woord.
Een afwijking is dus menselijk, maar hoe ga je hier nu mee om? Geen organisatie vindt het leuk als er iets niet goed is gegaan, herstellen is de eerste logische reactie, maar eigenlijk moet je verder gaan dan alleen herstellen. Hoe is de afwijking ontstaan?
4-O-systematiek
Een goede methode om met een afwijking om te gaan, is gebruik te maken van de zogenaamde 4-O-systemathiek. Er worden 4 stappen doorlopen:
Oorzaak, Omvang, Oplossing en Operationaliteit
Bij diverse keurmerken is herstel volgens 4-O-systematiek voor bepaalde afwijkingen verplicht, zo ook bij het SNA-keurmerk. Er wordt gebruik gemaakt van een herstelformulier, het 4-O-rapport.
We hebben gemerkt dat nog niet voor iedereen duidelijk is hoe de 4-O-systematiek werkt en wat er precies wordt verwacht, dus nemen we u in deze blog nog eens mee in de systematiek.
Oorzaak
Er is een afwijking geconstateerd!
Dat iets niet goed is gegaan, is goed vast te stellen, maar hoe komt het dat iets niet goed is gegaan? Om hier achter te komen, is het verstandig om jezelf een aantal vragen te stellen. Afwijkingen kunnen voortkomen uit een fout in de gebruikte software, verkeerde instellingen, onbekendheid, gebrek aan kennis, foutieve procedure, niet goed gebruikte procedure of misschien wel een menselijke vergissing.
Omschrijf de oorzaak in het 4-O-rapport.
De oorzaak van de afwijking is van belang om vervolgens te kunnen bepalen wat de omvang is van de afwijking.
Omvang
Hoe groot is het probleem? En zou het vaker kunnen voorkomen? Zijn er financiële gevolgen en hoe groot zijn die? De omvang moet onderzocht worden en duidelijk worden beschreven in het 4-O-rapport.
Er is een oorzaak en een omvang, de volgende stap is de oplossing.
Oplossing
De afwijking moet volledig hersteld worden. De oorzaak en omvang is bekend, dus het herstel moet met terugwerkende kracht worden uitgevoerd. Beschrijf in het 4-O-rapport hoe het herstel is uitgevoerd. Uiteraard zal het herstel ook met onderbouwende stukken moeten worden aangetoond.
Toekomstgericht wil je de afwijking natuurlijk ook voorkomen, dus er zullen maatregelen moeten worden genomen voor de operationaliteit.
Operationaliteit
De oorzaak van het probleem dat is vastgesteld moet worden hersteld. Ook moeten maatregelen worden genomen om te voorkomen dat de afwijking terugkeert. Omschrijf in het 4-O-rapport welke maatregelen er zijn genomen.
Procedures
Wanneer er een afwijking is geconstateerd, bekijk dan of de gebruikte werkprocedure nog voldoet. Dat werkprocedures belangrijk zijn in een organisatie, en dat deze beschreven dienen te worden, is onlangs beschreven.
Meer blogs van Linda Bol
Update inlenersbeloning voor uitzendkrachten 2023
Heeft u als uitzender uw werkprocedures goed op orde?
Linda Bol is werkzaam als inspecteur van Bureau Cicero, een inspectie-instelling die onder meer controles uitvoert voor het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid. Voordat Linda als inspecteur aan de slag ging, was zij werkzaam als financieel manager van een uitzendbureau, waar zij ruime ervaring heeft opgedaan op dit terrein. Linda vindt het jammer dat de uitzendbranche nogal eens negatief in het nieuws komt. “Ik kom genoeg ondernemingen tegen die het goed (willen) doen,” zegt ze. “Met Bureau Cicero hebben wij de doelstelling ondernemingen vooruit te willen helpen. Met columns en artikelen kan ik hier ook aan bijdragen. Goede, toegankelijke informatie biedt uitzenders immers mogelijkheden om te leren en deskundig te worden. Het is de moeite waard met elkaar te laten zien op welke manier de uitzendsector positief bijdraagt aan de economie en de arbeidsmarkt.” Reacties op Linda’s bijdragen zijn welkom.